Sachbearbeiter/in Hausservice (m/w/d)

Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) ist europaweit der größte gesetzliche Rentenversicherer. Als Regionalträger begleiten wir die Lebenswege von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern aus der Region Berlin und Brandenburg vom Einstieg ins Berufsleben bis ins Rentenalter. Unser Sitz ist in Frankfurt (Oder), ein weiterer Standort ist in Berlin. Wir betreiben zwei Rehabilitationskliniken, eine in Bad Staffelstein – Schwabthal und die andere in Rheinsberg, sowie zahlreiche Auskunfts- und Beratungsstellen in Berlin und im Land Brandenburg. Die Arbeit bei uns ist eine #sichereSache.

Für das Referat Allgemeine Services der Abteilung Kundenservice suchen wir für das Team Haus- und Grundstückservice zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeiterin Hausservice / einen Sachbearbeiter Hausservice (m/w/d) am Sitz Frankfurt (Oder).

• Planen und Koordinieren sowie eigenständiges Durchführen spezifischer Verwaltungsaufgaben:
  • Erstellen der Raum- und Möblierungsplanung
  • Planen und Koordinieren von Umzügen sowie des Desksharing bzw. der Telearbeit
  • Erstellen von Leistungsverzeichnissen, Einholen von Angeboten, Prüfen und Auswerten der Ausschreibungsunterlagen
  • Regelmäßiges Überprüfen und Anwenden bestehender Verträge und Vereinbarungen, Vorbereiten und Anstoßen von Neuvergaben aller vertraglich gebundenen Dienstleistungen im Bereich
  • Führen von Schriftwechsel und Klären von Genehmigungsfragen mit Behörden und Vertragsangelegenheiten mit Versicherungen
  • Vergeben von Aufträgen an externe Dienstleister unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten
  • Kontrollieren, Überwachen und Bearbeiten der vertraglich vereinbarten Leistungen externer Dienstleister, inklusive Termin- und Kostenkontrolle, Klären von Sachverhalten und Beanstandungen sowie Erstellen von Mängelrügen
  • Prüfen, Organisieren und Sicherstellen der Einhaltung der kompletten gesetzeskonformen Arbeitsschutzrichtlinien und der Barrierefreiheit
  • Erstellen und Bearbeiten von Dienstleistungs- und Wartungsverträgen, Kontrollieren der Einhaltung und Klären aller Sachverhalte
  • Erarbeiten von Handlungsanweisungen für Mitarbeiter des Hausdienstes und die Beschäftigten der DRV BB
  • Erstellen der Haushaltsansätze für die Sachkonten des Aufgabengebietes, Überwachen der Kosten, Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen
• Planen, Koordinieren und Überwachen der operativen Aufgaben des Hausdienstes, inklusive eigenständiges Steuern und Anleiten der Mitarbeiter
• Organisieren und Durchführen von spezifischen Hausserviceaufgaben:
  • Führen der Inventar- und Werkzeugverwaltung
  • Entwerfen und Erstellen von Beschilderungen, Aushängen und Informationen
  • Erstellen und Aktualisieren von Havarieplänen
  • Planen, Koordinieren und Beschaffen von Blumensträußen/Gutscheinen
  • Verwalten und Beschaffen der Schlüssel- und Schließzylinder
  • Erstellen und Ausgeben der Chipkarten, inklusive Erstellen von Fotos und Konfigurieren der Chipkarten sowie Abgleichen der Personaldaten
  • Planen der Belegung ausgewählter Besprechungs-, Veranstaltungs- und sonstiger Räume, einschließlich der Möblierung und der technischen Ausstattung
• Mitarbeiten in tätigkeitsbezogenen Ausschüssen und Arbeitsgruppen
• Wahrnehmen besonderer Aufgaben im Rahmen des Aufgabengebietes nach Weisung

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder einen vergleichbaren Abschluss in einem verwaltungs- bzw. kaufmännischen Beruf

Das bringen Sie mit:

• Anwendungssichere Kenntnisse im Facilitymanagement, in der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) sowie im Versicherungsrecht
• Kenntnisse im Haushalts- und Kassen- sowie Rechnungswesen
• Anwendungssichere Kenntnisse über Arbeits-, Gesundheitsbestimmungen der relevanten Richtlinien und Dienstanweisungen

Darüber hinaus trifft folgendes auf Sie zu:

• Sie arbeiten teamorientiert sowie kooperativ und gehen konstruktiv mit unterschiedlichen Positionen und Meinungen um.
• Sie berücksichtigen bei Ihrer Arbeit die Standards unserer Geschäftsprozesses und setzen sich aktiv für eine kontinuierliche Verbesserung ein.
• Dabei richten Sie den Service stets an den Bedürfnissen der internen und externen Kunden aus und handeln ziel- und ergebnisorientiert.

Die Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen (mit einem Dienst-PKW möglich) wird vorausgesetzt.

Gut zu wissen

Die Deutsche Rentenversicherung Berlin-Brandenburg hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Schwerbehinderte Bewerberinnen/Bewerber werden wir bei wesentlich gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigen. Um die Schwerbehinderung im Auswahlverfahren berücksichtigen zu können, bitten wir darum, den Bewerbungsunterlagen einen entsprechenden Nachweis beizufügen. Davon können Sie absehen, wenn der Abteilung Personal ein Nachweis bereits vorliegt.

Im Rahmen des Auswahlverfahrens ist ein aktuelles Zeugnis (nicht älter als ein Jahr) bzw. für Bewerberinnen und Bewerber aus dem öffentlichen Dienst eine aktuelle dienstliche Beurteilung (nicht älter als ein Jahr) zu berücksichtigen. Sollte ein aktuelles Zeugnis bzw. eine aktuelle dienstliche Beurteilung nicht vorliegen, bitten wir Sie, für die Erstellung Sorge zu tragen.

Wir bitten Sie, Ihre Bewerbung bis zum 14.07.2025 abzuschließen. Danach ist eine Bewerbung nicht mehr möglich.

Bei Nachfragen zum Verfahren geben Sie bitte die Rds. Nr. 106/2025 an.